Jefe de Administración

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

  1. a) Planear, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las acciones inherentes a los sistemas administrativos de: abastecimiento, personal, contabilidad, tesorería, capacitación, patrimonio y saneamiento de bienes de la UGEL.
  2. b) Presidir el Comité de Altas Bajas y Enajenaciones de la UGEL.
  3. c) Presentar y brindar información oportuna sobre los sistemas que dirige con la sustentación requerida.
  4. d) Dirigir y evaluar la elaboración y ejecución del Plan Anual de su Área.
  5. e) Participar en la formulación del Presupuesto de la UGEL.
  6. f) Ejecutar, controlar los Procesos de adquisiciones convocadas por la UGEL-Cutervo como Licitaciones, Concursos Públicos, Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía.
  7. g) Supervisar el adecuado uso de vehículos y equipos de la UGEL, autorizar por escrito las salidas de los mismos.
  8. h) Supervisar las operaciones que se registran en el SIAF-SP.
  9. i) Participar en la formulación de los lineamientos de política para la implementación de los procesos técnicos administrativos.
  10. j) Dirigir, supervisar y revisar la elaboración de los Estados Financieros.
  11. k) Participar, dirigir y evaluar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
  12. l) Proponer la suscripción de convenios de gestión que coadyuven a la buena marcha institucional y generación de ingresos propios.
  13. m) Revisar y firmar (antes de la firma del Director); proyectos de resoluciones, informes, decretos y otros documentos sobre acciones de personal, derechos, pagos, obligaciones, sanciones y otros conceptos al personal docente y administrativo, los cuales deben estar enmarcados dentro de las normas legales vigentes.
  14. n) Supervisar y controlar el adecuado uso de los bienes y servicios, recursos tecnológicos que se consume en la Sede institucional e Instituciones Educativas.
  15. o) Es responsable de la formulación, consolidación y evaluación de los instrumentos:
  • Plan de Bienestar del Personal o Programa de Incentivos y estímulos.
  • Reglamento Interno.
  • Reglamento de Asistencia y Permanencia del Personal.
  • Record de control de licencias con goce y sin goce de haberes.
  • Declaración jurada de bienes y rentas de los servidores.
  • Cuadro para Asignación de Personal – CAP.
  • Presupuesto Analítico de Personal – PAP.
  • Cuadro Nominativo de Personal – CNP.
  • Inventario Anual Institucional de Bienes Muebles e Inmuebles de la Sede Institucional e Instituciones Educativas.
  • Registro Público de los Proceso de Selección, contratos sobre adquisiciones y Plan Anual de Contrataciones.
  • Reglamento de altas y bajas de bienes.
  • Directivas sobre asuntos específicos.

Promueve la conformación de comités y comisiones como:

  • Comité Especial de Adquisiciones y Contrataciones.
  • Comisión de Procesos Administrativos de docentes.
  • Comisión de Procesos Administrativos Disciplinarios.
  • Comité de selección de personal, bienestar y estímulos, entre otros.
  1. p) Propone medidas de austeridad sobre el uso de los recursos materiales y financieros en la Sede Institucional y con Directores de Instituciones Educativas.
  2. q) Organizar, actualizar y evaluar la eficiencia del registro de Declaración Jurada de Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores de la Institución que tienen a cargo la administración de fondos, partidas presupuestales, planillas, cheques, adquisición de materiales y otros en coordinación con asesoría jurídica.
  3. r) Revisar, visar y/o firmar documentos que preparan los equipos a su cargo como:
  • Informes de ejecución presupuestal, propuestas de modificación presupuestal, calendarios de pagos, solicitudes de giros, etc.
  • Compromisos de pago, cheques, constancia de retenciones, relación de cheques anulados, constancias de pagos.
  • Resoluciones sobre movimiento de personal (Nombramientos, contratos, reasignaciones, permutas, rotaciones, licencias, ceses, suspensiones, etc.)
  • Copias de boletas de pago, copias de planillas, documentos de Essalud.
  • Presupuesto Analítico de Personal, Cuadro Nominativo de Personal.
  • Resúmenes de control de asistencia de personal de la entidad como de las Instituciones Educativas.
  1. s) Coordinar la preparación de Resoluciones de carácter financiero como:
  • Registro de firmas de funcionarios y servidores para trámites y gestiones.
  • Comisión de programación y formulación de Presupuesto de la entidad.
  • Fondo para pagos en efectivo y caja chica.
  1. t) Verificar las conciliaciones y extractos bancarios.
  2. u) Realizar arqueos en los fondos de recursos propios, caja chica y otros fondos de la entidad, que consten en actas, por lo menos una vez al mes.
  3. v) Participar en comisiones técnicas por función, encargo o norma expresa.
  4. w) Participar en el Comité del Cafae, sub-Cafae, Comité de Coordinación Interna(COCOI), Comité de Participación Local de Educación (COPALE).
  5. x) Administra los fondos del Programa Estratégico de Logros de Aprendizaje (PELA) y controla el adecuado uso de estos recursos.
  6. y) Firmar transcripciones de documentos que emiten los equipos técnicos, o copias de los archivos del área.
  7. z) Aperturar el Libro de Caja de las instituciones educativas.
  8. aa) Efectuar acciones de control previo a las acciones que realizan las oficinas a su cargo, colocando el Visto Bueno correspondiente para su ejecución.
  9. bb) Cumplir con la recepción y entrega de cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (Por vacaciones, rotaciones, culminación de servicios y otros).
  10. cc) Otras funciones que se le asigne y corresponda.
  • Oficina de personal

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

  1. a) Dirigir, coordinar, orientar y supervisar las acciones del Sistema de Personal.
  2. b) Revisar y firmar proyectos de resoluciones (antes de la firma del Director), informes, decretos y otros documentos sobre acciones de personal de acuerdo a las normas legales vigentes.
  3. c) Revisar y firmar constancias Escalafonarias, órdenes de pagos, constancias de bonificaciones, beneficios y descuentos por distintos conceptos.
  4. d) Conducir el sistema informático de Control y Administración de Plazas (NEXUS).
  5. e) Conducir el Sistema Informático del Módulo de Gestión de Recursos Humanos del Ministerio de Economía y Finanzas.
  6. f) Organizar e implementar propuesta de racionalización de personal docente y administrativo en coordinación con el Área de Gestión Institucional.
  7. g) Preparar el rol de vacaciones y controlar su cumplimiento.
  8. h) Orientar y participar en las acciones relacionadas con los procesos técnicos de: nombramientos, contratos, reasignaciones, rotaciones, destaques, permutas entre otros.
  9. i) Coordinar, dirigir y evaluar la organización y actualización de la Declaración Jurada de Bienes y Rentas de los trabajadores de la institución de acuerdo con la normatividad.
  10. j) Adoptar las medidas que garanticen la adjudicación de plazas vacantes de acuerdo con el proceso de selección de personal (Cuadro de Méritos).
  11. k) Emitir opinión en casos de sanciones que no requieran del previo proceso administrativo.
  12. l) Supervisar y brindar asistencia técnica sobre los procedimientos a los Directores de las Instituciones Educativas en asuntos relacionados con el sistema de personal.
  13. m) Dirigir la elaboración de los documentos técnicos que es competencia del Equipo de Personal como:
  • Reglamento de Asistencia, puntualidad y permanencia del personal
  • Reglamento Interno de la Institución.
  1. n) Elaborar el Presupuesto Analítico de Personal ( PAP).
  2. o) Elaborar el Cuadro Nominativo de Personal (CNP).
  3. p) Elaborar el Cuadro de Horas de clase y secciones orgánicas permanentes según CAP Y PAP de cada institución educativa , mas bolsa de horas inorgánicas en coordinación con racionalización y área de gestión pedagógica.
  4. q) Organizar, dirigir y controlar el Sistema escalafonario, su proceso de registro en las fichas escalafonarias y mantener actualizado el legajo de personal de los servidores de la sede institucional y de las instituciones educativas.
  5. r) Participar, supervisar y coordinar en la elaboración de las normas, reglamentos, directivas y otros relacionados con su especialidad.
  6. s) Participar con el jefe de área o en su representación en Comisiones Técnicas.
  7. t) Analizar, evaluar y proponer el movimiento de personal de acuerdo a su rendimiento y mérito para su permanencia en concordancia con los dispositivos legales vigentes.
  8. u) Preparar información actualizada de las plazas vacantes de las Instituciones Educativas, según niveles, modalidades y turnos.
  9. v) Supervisar, revisar y refrendar la elaboración de la planilla única de pagos mensuales de remuneraciones para el personal activo y cesante; así como los descuentos correspondientes para los organismos competentes. Supervisar, revisar y refrendar los reportes que se obtienen de los sistemas el Programa de Declaración Telemática SUNAT (PDT), Essalud, Administración del Fondo de Pensiones (AFP), Oficina de Normalización Previsional (ONP), pagos a terceros y otros descuentos referentes a la planilla de remuneraciones en forma mensual, así como las asignaciones concedidas, subsidios otorgados, los reintegros y otros ingresos que percibe el personal.
  10. w) Derivar expedientes o peticiones con las indicaciones respectivas.
  11. x) Emitir informes y/u opiniones técnicas sobre los expedientes y peticiones referentes a su sistema.
  12. y) Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos del Sistema de Personal.
  13. z) Cumplir con la recepción y entrega de cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (Por vacaciones, rotaciones, culminación de servicios y otros).
  14. aa) Otras funciones que se le asigne y corresponda.