Jefe de Administración

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

  1. a) Planear, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar las acciones inherentes a los sistemas administrativos de: abastecimiento, personal, contabilidad, tesorería, capacitación, patrimonio y saneamiento de bienes de la UGEL.
  2. b) Presidir el Comité de Altas Bajas y Enajenaciones de la UGEL.
  3. c) Presentar y brindar información oportuna sobre los sistemas que dirige con la sustentación requerida.
  4. d) Dirigir y evaluar la elaboración y ejecución del Plan Anual de su Área.
  5. e) Participar en la formulación del Presupuesto de la UGEL.
  6. f) Ejecutar, controlar los Procesos de adquisiciones convocadas por la UGEL-Cutervo como Licitaciones, Concursos Públicos, Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía.
  7. g) Supervisar el adecuado uso de vehículos y equipos de la UGEL, autorizar por escrito las salidas de los mismos.
  8. h) Supervisar las operaciones que se registran en el SIAF-SP.
  9. i) Participar en la formulación de los lineamientos de política para la implementación de los procesos técnicos administrativos.
  10. j) Dirigir, supervisar y revisar la elaboración de los Estados Financieros.
  11. k) Participar, dirigir y evaluar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.
  12. l) Proponer la suscripción de convenios de gestión que coadyuven a la buena marcha institucional y generación de ingresos propios.
  13. m) Revisar y firmar (antes de la firma del Director); proyectos de resoluciones, informes, decretos y otros documentos sobre acciones de personal, derechos, pagos, obligaciones, sanciones y otros conceptos al personal docente y administrativo, los cuales deben estar enmarcados dentro de las normas legales vigentes.
  14. n) Supervisar y controlar el adecuado uso de los bienes y servicios, recursos tecnológicos que se consume en la Sede institucional e Instituciones Educativas.
  15. o) Es responsable de la formulación, consolidación y evaluación de los instrumentos:
  • Plan de Bienestar del Personal o Programa de Incentivos y estímulos.
  • Reglamento Interno.
  • Reglamento de Asistencia y Permanencia del Personal.
  • Record de control de licencias con goce y sin goce de haberes.
  • Declaración jurada de bienes y rentas de los servidores.
  • Cuadro para Asignación de Personal – CAP.
  • Presupuesto Analítico de Personal – PAP.
  • Cuadro Nominativo de Personal – CNP.
  • Inventario Anual Institucional de Bienes Muebles e Inmuebles de la Sede Institucional e Instituciones Educativas.
  • Registro Público de los Proceso de Selección, contratos sobre adquisiciones y Plan Anual de Contrataciones.
  • Reglamento de altas y bajas de bienes.
  • Directivas sobre asuntos específicos.

 

Promueve la conformación de comités y comisiones como:

 

  • Comité Especial de Adquisiciones y Contrataciones.
  • Comisión de Procesos Administrativos de docentes.
  • Comisión de Procesos Administrativos Disciplinarios.
  • Comité de selección de personal, bienestar y estímulos, entre otros.

 

  1. p) Propone medidas de austeridad sobre el uso de los recursos materiales y financieros en la Sede Institucional y con Directores de Instituciones Educativas.
  2. q) Organizar, actualizar y evaluar la eficiencia del registro de Declaración Jurada de Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores de la Institución que tienen a cargo la administración de fondos, partidas presupuestales, planillas, cheques, adquisición de materiales y otros en coordinación con asesoría jurídica.
  3. r) Revisar, visar y/o firmar documentos que preparan los equipos a su cargo como:
  • Informes de ejecución presupuestal, propuestas de modificación presupuestal, calendarios de pagos, solicitudes de giros, etc.
  • Compromisos de pago, cheques, constancia de retenciones, relación de cheques anulados, constancias de pagos.
  • Resoluciones sobre movimiento de personal (Nombramientos, contratos, reasignaciones, permutas, rotaciones, licencias, ceses, suspensiones, etc.)
  • Copias de boletas de pago, copias de planillas, documentos de Essalud.
  • Presupuesto Analítico de Personal, Cuadro Nominativo de Personal.
  • Resúmenes de control de asistencia de personal de la entidad como de las Instituciones Educativas.
  1. s) Coordinar la preparación de Resoluciones de carácter financiero como:
  • Registro de firmas de funcionarios y servidores para trámites y gestiones.
  • Comisión de programación y formulación de Presupuesto de la entidad.
  • Fondo para pagos en efectivo y caja chica.
  1. t) Verificar las conciliaciones y extractos bancarios.
  2. u) Realizar arqueos en los fondos de recursos propios, caja chica y otros fondos de la entidad, que consten en actas, por lo menos una vez al mes.
  3. v) Participar en comisiones técnicas por función, encargo o norma expresa.
  4. w) Participar en el Comité del Cafae, sub-Cafae, Comité de Coordinación Interna(COCOI), Comité de Participación Local de Educación (COPALE).
  5. x) Administra los fondos del Programa Estratégico de Logros de Aprendizaje (PELA) y controla el adecuado uso de estos recursos.
  6. y) Firmar transcripciones de documentos que emiten los equipos técnicos, o copias de los archivos del área.
  7. z) Aperturar el Libro de Caja de las instituciones educativas.
  8. aa) Efectuar acciones de control previo a las acciones que realizan las oficinas a su cargo, colocando el Visto Bueno correspondiente para su ejecución.
  9. bb) Cumplir con la recepción y entrega de cargo debidamente documentado, al asumir o dejar el cargo (Por vacaciones, rotaciones, culminación de servicios y otros).
  10. cc) Otras funciones que se le asigne y corresponda.